Stijn vzw als moderne werkplek
​​Stijn vzw wil een digitaal vooruitstrevende werkplek zijn die haar medewerkers ondersteunt in bestaande en toekomstige ICT-noden. Daarom zullen we het platform Microsoft 365 in gebruik nemen als basis voor onze digitale samenwerking. Daarnaast willen we werk maken van een grondige vernieuwing van toepassingen.
​
Elke dag worden er binnen onze vzw namelijk honderden, zo niet duizenden administratieve handelingen uitgevoerd: het bestellen van maaltijden, het reserveren van een voertuig, het inboeken van een sessie bij de kinesist, het aankopen van medicatie, het aanmaken van facturen .... Deze administratieve handelingen of processen vragen veel tijd. Tijd die we liever zouden besteden aan de zorg voor onze cliënten.
​​​
We kunnen onze manier van werken vereenvoudigen met behulp van de juiste technologie. Daarvoor moeten we eerst alle processen die er binnen Stijn vzw bestaan in kaart brengen: welke handeling gebeurt er door wie, wanneer en op welke manier?​​​​ Na de analysefase komen we tot een wish list waarmee we op zoek zullen gaan naar de meest geschikte leveranciers voor onze nieuwe software.
​
Wat de zorgadministratieve processen betreft, hebben we al heel wat stappen gezet. Waar we nu staan, lees je hieronder.
Project zorgadministratie - hoe ver staan we?
Dagelijks moeten er heel wat zorgadministratieve handelingen gebeuren binnen onze vzw. Op dit moment vragen die handelingen veel energie omdat gegevens meermaals ingevoerd moeten worden op verschillende plekken en in verschillende systemen.
Die tijdrovende taak willen we herdenken en anders aanpakken. Wij willen komen tot een systeem waarbij je data (bv de naam en voornaam van een cliënt) maar 1 keer ingeeft en daarna niet meer. Heb je die data nadien nodig om bijvoorbeeld busvervoer te regelen, een maaltijd te bestellen of een factuur te maken, dan gaat het nieuwe systeem die gegevens zelf automatisch ophalen. De software pakketten (applicaties) die we in de toekomst gaan aankopen, zullen met mekaar kunnen ‘praten’ en onderling info uitwisselen, waardoor we de administratieve last kunnen verlagen. Onze processen automatiseren kan enkel als ze in alle dienstencentra op eenzelfde manier verlopen, daarom gaan we ook op dat vlak voor zo veel mogelijk uniformiteit.
-
Wat is er al gebeurd? De analysefase is afgerond. We weten dankzij input van onze medewerkers welke zorgadministratieve processen er bestaan binnen Stijn vzw en waar de pijnpunten zitten.
​​
-
Wat volgt er nu? De volgende stap is het opstellen van een "Business Requirement Document", een soort wish list voor nieuwe software waarmee we de markt zullen opgaan en leveranciers zullen uitnodigen om hun product te komen voorstellen. Dit plannen we voor maart 2025. ​In deze fase van marktverkenning zijn we verplicht de regels rond aanbesteding volgen. Zo moeten leveranciers voldoende tijd krijgen om een offerte te maken en in te dienen en horen we verschillende doorlooptermijnen te respecteren. Idealiter kunnen we tegen het einde van 2025 onze definitieve keuze maken.
​​
-
Next? Na de marktverkenning, zullen we het nieuwe systeem voor zorgadministratie eerst laten testen door een leefgroep, vervolgens door een dienstencentrum om het daarna over heel Stijn vzw uit te rollen. Voor die testfase nemen we voldoende tijd om de ervaringen van onze mensen te evalueren en hun feedback te bestuderen. De definitieve uitrol over onze hele vzw zal ten vroegste eind 2026 gebeuren.